大規模修繕工事のトラブルを未然に防ぐ「修繕委員会」のつくりかた
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成功する大規模修繕工事のための「修繕委員会」のつくりかた

「修繕委員会」はなぜ必要?その役割は?

マンションの大規模工事では、マンションに居住する住民による修繕委員会の設置が必須です。その理由として以下のことが挙げられます。

  • マンションの管理組合や理事会の負担を減らせる
  • 業者とのやり取りで食い違いが発生しない
  • 工事の実施・完了まで同じメンバーで対応できる
  • 住民の要望やクレーム対応が一本化できる

大規模修繕工事は、定期的に実施する必要がある工事です。ただ、マンションの景観改善や不具合箇所の修繕といった目的以外に、実際に居住する人たちの目線から必要な工事を提案することも必要となってきます。住民目線による修繕計画を立てるためにも、修繕委員会の設置は必須といえます。

修繕委員会設立のタイミングは?

修繕委員会の設立は、大規模修繕工事を実施する1年前までが理想です。マンションの規模にもよりますが、修繕委員会は設立した方が修繕工事の打ち合わせや実施がスムーズに進みます。委員会のメンバー募集や会合を実施することを考えると、あまり早く設立すると委員が集まらないということにもなりかねません。工事の規模が大きく早めに設立することを考えたとしても、2年は超えない方がいいでしょう。設立のタイミングは過去の修繕工事の記録も参考に、管理組合や理事会とも相談して決めることをおすすめします。

メンバーをどう選ぶ?

修繕委員会の設置ではメンバーをどう選ぶのかが重要なポイントです。委員会を構成する人数に決まりはありませんが、公平性を保つためにも、以下のことを念頭に置いて選ぶことをおすすめします。

  • マンションの状況に詳しい
  • 大規模修繕に関心がある
  • 専門知識がある
  • 居住年数に関係なく幅広い年齢層

人数が多いと会合の開催が難しくなる可能性もありますので、少なくとも5人以上、多くても10人程度がベストです。

修繕委員会運営時のトラブル、どう防ぐ?

理事会と修繕委員会のトラブル、どう防ぐ?

大規模修繕工事を進めるにあたって、考えておきたいのが人間関係のトラブルを防ぐことです。特に理事会と修繕委員会が人間関係で対立し、運営がスムーズにいかないといった悩みは多く聞かれます。修繕委員会はあくまでも理事会の諮問機関ですが、大規模修繕工事に関心が強い人や知識がある人だと、計画を強引に進める人が出てきたり、特定の人の発言力が強くなってしまったりすることが少なくありません。理事会と修繕委員会が連携しながらスムーズに大規模修繕工事の計画を立てるためにも、運営にあたって注意したいことを見ていきましょう。

大規模修繕委員会の権限には「制限」が必要

大規模修繕委員会は工事計画の立案や建物の調査には関わりますが、工事内容や業者を選ぶなどの決定権はありません。決定権を持つのはあくまでも理事会や管理組合ですので、委員会の会合に必ず理事を参加させる、修繕委員会のメンバーに理事を加えるといった方法をとり、修繕委員会の権限を制限するようにしましょう。また、修繕委員会のメンバーにも委員が持つ権限について再確認しておくことも必要です。

マンション内での情報共有も必要

大規模修繕工事では、理事会や修繕委員会だけでなくマンション内の住民にも理解を得ておくことがトラブルを防ぐことにつながります。修繕委員会の会合への参加ができること、マンション内で気がついたことや修繕の希望があれば意見を自由にいえることなどを周知しておくことで、工事の見直しや修繕費用の変更が発生した場合でも理解を得られます。大規模修繕工事は他人事ではなく「自分にも関わりがある」ことであると知ってもらうためにも認知活動を積極的に行いましょう。

「修繕積立金の不足」にどう対応する?

なぜ修繕積立金は不足する? その理由と解決方法をご紹介

大規模修繕工事の見積もりが出た段階で、積み立てていた修繕金が不足する可能性が明らかになることがあります。修繕金が不足する理由として、以下のことが挙げられます。

  • 修繕金を段階的に値上げする予定が上手くいかなかった
  • 築年数による修繕箇所の増加
  • 住民の高齢化による修繕金の滞納が増加
  • 長期修繕計画の見通しの甘さ
  • 修繕が必要な設備が多い(エレベーターや立体駐車場など)
  • 修繕が必要となる箇所の耐用年数が重なっている

この他、マンション住民が少なく計画していた修繕費用が計画通り集まらないといったことも不足の原因として考えられます。ただ、大規模修繕工事はマンションでの生活だけでなく住民の安全を守るためにも必要であるため、不足した場合には以下の対応策を検討・提案し対処しましょう。

  • 大規模修繕工事を延期する
  • 一時金を徴収する
  • 修繕積立金を値上げする
  • 不足額を借り入れする

修繕費用の追加を徴収する場合、住民の理解を得られなかったりそもそも住民が少なかったりすると実行できないことも考えておかなければなりません。大規模修繕工事の計画は、専門家に見てもらうなどして工事ができない状況にならないようにしておくことも大切です。

大規模修繕工事で最も気をつけたい「談合」の手口とは?

修繕委員会が施工会社を選ぶまでの流れ

マンションの大規模修繕工事で「談合」が起きることが問題視されています。「マンションの大規模工事を格安でやってもらえる会社を見つけた」と思っていたら、裏で談合が行われていたということもあり得ます。マンションの大規模工事は間隔が空いていることや対象となるマンション住民が修繕工事のプロではないことから、談合が行われ修繕費が底上げされている可能性があります。そこでなぜ談合が行われてしまうのかその理由を知るために、大規模修繕工事の流れを見ていきましょう。

多くの大規模修繕工事では、理事会がコンサルタントを雇い、コンサルタントが修繕委員会に関わってきます。そこで設計事務所や施工会社を提案するのですが、この時点ですでに談合が行われている可能性があるのです。

悪質なコンサルタントに注意!大規模修繕工事談合の手口とは?

大規模修繕工事では、理事会が修繕委員会を立ち上げる際、専門家のアドバイスを必要と考えコンサルタントを依頼することが少なくありません。もちろん公平な立場でアドバイスをしてくれるコンサルタントがほとんどですが、悪質なコンサルタントも存在します。この場合、コンサルタントは設計事務所や施工会社を紹介してくれますが、見積もりや入札に参加する施工会社は談合がすでに行われています。そして安い受注金額を表示しているように見せかけながら、実はその金額にバックマージンが含まれています。公平だと考えて実施したはずの入札は形だけであり、マンションの住民は何も知らずに言われるままの修繕費用を支払ってしまうのが「談合」の手口です。「安すぎる修繕費用では心配だから、公平に入札をお願いしよう」と考える修繕委員会や理事会の心理につけこむ談合は、決して許されることではありません。

信頼できる管理会社や設計事務所の選び方

談合を行わせないためにも、信頼できる管理会社や設計事務所を選ぶことが大切です。そのためには、
  • 極端に安い報酬を提示する設計事務所
  • マンションの大規模工事の内容を詳しく説明してくれない
  • 設計監理ボランティアを提案してくる
  • 設計事務所や設計コンサルで働いている人がどんな人か分からない

といった場合には注意が必要です。もし修繕委員会だけでは専門的な話に対応できないと思ったら、第三者にセカンドオピニオンを依頼して本当に信頼できる管理会社や設計事務所を選ぶようにしましょう。専門的な知識がないとしても、相手に言われるまま施工会社を選ぶようなことだけはしないようにすることが大切です。

まとめ

大規模修繕工事において、理事会だけで計画や施工会社選びを担うのは大きな負担となるため、修繕委員会を設置するのが望ましいです。ただ、修繕委員会を設置した場合、修繕費用の徴収や修繕計画で住民や理事会とトラブルが発生する可能性も考えておかなければなりません。大きな費用がかかる大規模修繕工事だからこそ、公平かつ安全な工事を実施するためにしっかりした人員選びと情報交換を常にすることを念頭において設置するようにしましょう。

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